איך עושים את זה בסידור

1. אין יותר מעבר בין אתרים. במסכים «עובדים», «סידור» ו«הכשרות» רואים את כל האתרים שלכם יחד.
2. כדי לראות אתר אחד בוחרים אותו בסינון שליד הכותרת. «כל האתרים» מחזיר את כולם. לכל מסך סינון משלו.
3. בראש המסך כתובים שם החברה והגזרה שלכם, ולידם התאריך והשעה בישראל.

1. הכשרה היא קורס או הסמכה, למשל מאבטח/ת או בודק/ת בטחוני/ת. רשימת ההכשרות אחת לכל האתרים בחברה.
2. משמרת יכולה לדרוש כמה הכשרות, ועובד יכול לאייש אותה רק אם יש לו את כולן. הכשרה אחת לא מחליפה אחרת, ומשמרת בלי דרישה פתוחה לכולם.
3. במסך «הכשרות» כל הכשרה היא כרטיס עם מספר העובדים והעמדות שלה. לחיצה על כרטיס פותחת פאנל עם המחזיקים והעמדות שדורשות אותה.
4. מנהל לוחץ על «הכשרה חדשה» כדי להוסיף, ובפאנל על «שינוי שם» או «מחיקה». מחיקה לא מוציאה אף אחד ממשמרת, ושם חדש מגיע לגיליון מהפרסום הבא. אחראי משמרת רואה את המסך ולא עורך אותו.

1. החלון נפתח לפני שמירה של שינוי שמשאיר מישהו במשמרת שהוא כבר לא מתאים לה: לקיחת הכשרה מעובד, או דרישה חדשה בעמדה.
2. בכל שורה: מי, באיזה אתר, איזה יום, איזו משמרת ועמדה, ו«חסר:» עם ההכשרה שחסרה לו. רק משמרות שעוד לא התחילו. משמרות בגזרה אחרת מודגשות.
3. «הסר מהמשמרות ושמור» שומר ומוריד אותם מהמשמרות האלה. בשבוע שפורסם כל אחד מקבל הודעה בוואטסאפ, ומנהל של גזרה אחרת מקבל את רשימת החוסרים. «ביטול» לא משנה כלום.
4. מתן הכשרה, הסרת דרישה, הכשרה חדשה או שם חדש לא פותחים את החלון, כי אף אחד לא מאבד משמרת.

1. במסך «עובדים» לוחצים על «הוספת עובד» בכרטיס של האתר.
2. כותבים שם ומספר טלפון נייד. אפשר לבחור כבר עכשיו הכשרות, וזה לא חובה.
3. לוחצים על «הוספת עובד». העובד מקבל הודעת פתיחה בוואטסאפ ויכול לכתוב לסוכן.
4. מספר שכבר שייך לעובד שלכם באתר אחר? החלון מציע להוסיף אותו לאתר הזה, בלי עובד כפול.

1. במסך «עובדים» ההכשרות של כל עובד מופיעות בשורה שלו. לוחצים על «עריכה», מסמנים את ההכשרות שיש לו ולוחצים על «שמירה».
2. בטלפון נוגעים בהכשרה או ב«+ הכשרה», ובוחרים באותה רשימה.
3. הכשרה שמוסיפים נשמרת מיד. הסרה שמוציאה אותו ממשמרת פותחת קודם את החלון «הסר מהמשמרות ושמור».
4. מנהל יכול לתת הכשרה לכמה עובדים בבת אחת: במסך «הכשרות» לוחצים על הכרטיס, ובפאנל על «הוספה» שליד המחזיקים.

1. עובד אחד יכול לעבוד בכמה אתרים, והוא מופיע בכרטיס של כל אחד מהם. «🏠 בית» מסמן את אתר הבית שלו, ובאתרים האחרים מופיע שם אתר הבית.
2. לוחצים על השם, ובחלון לוחצים על «הוספה לאתר נוסף». «הפוך לאתר הבית» מעביר את הבית, ולכל אתר צבע משלו.
3. במחשב, מנהל יכול גם לגרור שורה לכרטיס של אתר אחר ולבחור «גם ב…» או «העברה מלאה ל…». בהעברה מלאה המשמרות שלו באתר הקודם מתפנות.
4. השעות נספרות בכל האתרים יחד, לפי הכללים של אתר הבית, ואף אחד לא משובץ בשני מקומות באותו זמן.

1. במסך «סידור» יש מתג באמצע הכותרת: «לפי אתר» או «לפי שבוע». הבחירה נשמרת לפעם הבאה.
2. «לפי אתר»: כרטיס לכל אתר עם הכללים שלו, והשבועות שלו זה לצד זה. גוררים את השורה הצידה, או לוחצים על החצים, כדי לראות עוד שבועות.
3. «לפי שבוע»: בוחרים שבוע ברצועה שלמעלה, ורואים שורת סיכום וכרטיס לכל אתר באותו שבוע.
4. שבוע שפורסם ועוד לא נגמר מסומן «פורסם» עם נקודה מהבהבת.

1. במסך «סידור», בכרטיס של האתר, לוחצים על «שבוע חדש».
2. בוחרים מאיזה שבוע להעתיק, ואם להעתיק גם את האנשים. אפשר גם להתחיל משבוע ריק.
3. השבוע החדש נפתח כטיוטה. עובדים לא רואים אותו עד שמפרסמים.

1. בשבוע בטיוטה מוסיפים שורה: שם המשמרת, שעות, דרישות הכשרה אם צריך, ומספר עמדות.
2. שומרים, והמשמרת מופיעה בכל ימי השבוע.
3. חוזרים על זה לכל משמרת. בשבוע הבא פשוט מעתיקים.

1. בעורך של המשמרת או העמדה, ב«דרישות הכשרה», לוחצים על «הוספת דרישה» ובוחרים הכשרה. ה«×» שעל הכשרה מסיר אותה.
2. העובד צריך את כל ההכשרות שנבחרו. מתחת מופיע כמה אנשים יכולים לאייש אותה, ומתוכם כמה מאתר אחר. בלי דרישה היא פתוחה לכולם.
3. דרישה חדשה בשבוע שכבר יש בו שיבוצים פותחת קודם את החלון «הסר מהמשמרות ושמור».
4. בוואטסאפ עובדים רואים ונרשמים רק למשמרות שההכשרה שלהם מתאימה להן.

1. בשבוע בטיוטה בוחרים «סגור» בכלי הסימון.
2. נוגעים במשבצת שרוצים לסגור. נגיעה חוזרת בכפתור מבטלת את הסימון.
3. כדי לסגור יום שלם לוחצים על «סגירת היום» מתחת לשם היום.

1. נוגעים במשבצת פנויה.
2. בוחרים עובד מהרשימה. מי שהכללים מזהירים עליו מסומן, עם הסיבה.
3. המשבצת מתמלאת בשם שלו.

1. בשבוע בטיוטה, או במצב עריכה, לוחצים על «סריקת שיבוץ».
2. הסורק מציע שם לכל משבצת פנויה, לפי כללי האתר וההכשרות.
3. לוחצים על «מלא הכל», או נוגעים במשבצת ובוחרים מישהו אחר. «ביטול המילוי» מחזיר הכול.

1. בשבוע בטיוטה לוחצים על «פרסום השבוע».
2. בוחרים אם לפרסם עם הרשמה פתוחה או סגורה. בחלון מופיעים כללי האתר שיחולו על ההרשמה.
3. השבוע נכתב לגיליון, והעובדים מקבלים הודעה בוואטסאפ.

1. במסך «סידור», בכרטיס של שבוע רגיל שפורסם, יש מתג «הרשמה»: «פתוחה» או «סגורה».
2. «פתוחה» מראה קודם חלון: העובדים של האתר יוכלו להירשם למשמרות ולוותר עליהן בוואטסאפ, לפי כללי האתר שמופיעים בו, ורק במשמרות שההכשרה שלהם מתאימה להן.
3. «סגורה» עוצרת מיד גם את ההרשמה וגם את הוויתור העצמי. אתם עדיין יכולים לשבץ.
4. ההודעה על השבוע נשלחת פעם אחת: בפרסום עם הרשמה פתוחה, או בפעם הראשונה שפותחים אותה. לשבוע בטיוטה ולשבוע מתקדם אין הרשמה.

1. למעלה, «איוש השבוע»: כמה משבצות מאוישות מתוך כל המשבצות, וכמה עוד בלי איש.
2. כחול: מאויש. כתום: עדיין מחכה למישהו. אפור: סגור.
3. הסימן «?» ליד המקרא מסביר את הצבעים, ומוביל למדריך הזה.

1. בשבוע שפורסם לוחצים על «עריכה». ההרשמה נסגרת בזמן העריכה.
2. משנים מה שצריך: נוגעים במשבצת, מחליפים או מסירים.
3. לוחצים על «שמירת השינויים». רק אז העובדים שהושפעו מקבלים הודעה.

1. שבוע רגיל: משמרות עם מקומות, והעובדים נרשמים אליהן בוואטסאפ.
2. שבוע מתקדם: לכל עמדה שעות משלה בכל יום, ולכל אדם שעות משלו. משבצים רק מלוח הבקרה, ואין בו הרשמה.
3. בוואטסאפ העובדים רק קוראים שבוע מתקדם: מי עובד ומתי. הם לא נרשמים בו ולא מוותרים על משמרת.
4. בשבוע מתקדם אין «סריקת שיבוץ». את הסוג בוחרים כשפותחים שבוע, והוא לא משתנה. מעתיקים רק משבוע מאותו סוג.

1. במסך «סידור», בכרטיס של האתר, לוחצים על «שבוע חדש», בוחרים «שבוע מתקדם» ולוחצים על «התחלה משבוע ריק».
2. בשלב «מבנה» לוחצים על «הוספת עמדה» וממלאים שם, שעות, «דרישות הכשרה» ו«מספר עמדות». העמדה מופיעה בכל ימי השבוע.
3. נוגעים במשבצת כדי לשנות את השעות שלה ביום הזה בלבד, ולוחצים על «שמירה».
4. כדי לכבות משבצת מורידים את הסימון «המשבצת פעילה». היא נשארת «לא פעיל», והשעות שלה חוזרות כשמפעילים אותה שוב.

1. כשהמבנה מוכן עוברים ל«שיבוץ» במתג שלמעלה. כל עמודה היא עמדה ביום אחד, הזמן יורד מלמעלה למטה, וכתום הוא זמן שעוד אין בו איש.
2. במחשב גוררים על זמן פנוי משעת ההתחלה עד שעת הסיום ובוחרים אדם. בטלפון נוגעים ב«פנוי», מתקנים «התחלה» ו«סיום» אם צריך ובוחרים.
3. נגיעה בשיבוץ פותחת אותו: משנים שעות ולוחצים על «שמירת השעות», בוחרים אדם אחר, או לוחצים על «הסרה מהשיבוץ».
4. במחשב אפשר גם לגרור קצה של שיבוץ כדי לשנות שעות, או את כולו לכל עמדה בכל יום שמוצג במסך. בסוף לוחצים על «פרסום השבוע».

1. במסך «סידור» לוחצים על «הגדרות» בכרטיס של האתר, ובוחרים «כללי שיבוץ».
2. קובעים שעות ביום, שעות מנוחה, תקרה שבועית וכמה ימים מראש מותר לוותר לבד. ברירת המחדל היא החוק. הקלה מעבר לחוק מסומנת באדום ודורשת אישור.
3. שומרים. הכללים חלים על הלוח ועל הוואטסאפ, ומופיעים בכרטיס של האתר.

1. במסך «הגדרות», בכרטיס «תזכורת שבועית בוואטסאפ», בוחרים יום ושעה, ושומרים. ההגדרה חלה על כל האתרים בגזרה.
2. פעם בשבוע כל מי שמשובץ לשבוע הבא מקבל את המשמרות שלו, הודעה לכל אתר.
3. את ההגדרות האלה משנה המנהל. אחראי משמרת רואה אותן.

1. במסך «עובדים» לוחצים על השם של העובד, ובחלון לוחצים על «הסרה» ומאשרים.
2. המשמרות העתידיות שלו בכל האתרים מתפנות, ואתם מקבלים רשימה שלהן. משמרות בגזרה אחרת מודגשות.
3. כדי להוציא אותו מאתר אחד בלבד, מסירים את האתר מרשימת האתרים שבחלון. המספר שלו משתחרר רק כשהוא יוצא מכל האתרים.

1. במסך «סידור», בכרטיס של האתר, לוחצים על «גיליון». לכל אתר גיליון משלו: לשונית לכל שבוע שפורסם, מתעדכנת לבד.
2. כדי לשתף אותו עם העובדים: «הגדרות» בכרטיס של האתר, הלשונית «האתר», ומעתיקים את הקישור.
3. מי שמקבל את הקישור רואה את הסידור. לערוך יכולים רק המנהל ואחראי המשמרת.

שומרים את המספר של הסוכן (הוא מופיע בהודעת הפתיחה שקיבלתם בוואטסאפ) ושולחים לו הודעה רגילה, בעברית, כמו שכותבים לבן אדם. אין פקודות ואין תפריטים.

בהודעה הראשונה הסוכן שולח רשימה של מה שאפשר לבקש ממנו, עם דוגמאות. כדי לקבל אותה שוב, כותבים «עזרה».

בכל בקשה כדאי לכתוב מתי: «מחר», «השבוע», «בשבוע של 27.9», «יום שלישי 29.9». כך הסוכן לא צריך לשאול.

מי שעובד בכמה אתרים כותב לאותו סוכן. כשבקשה מתאימה לשני אתרים, הסוכן שואל באיזה אתר ולא רושם עד שעונים לו:

כותבים את שם האתר מראש, והסוכן ניגש ישר לעניין. ההרשמה והוויתור הולכים לפי הכללים של האתר שבו המשמרת, והשעות נספרות בכל האתרים יחד. אחראי משמרת באתר אחד ועובד באתר אחר משבץ אחרים רק באתר שבו הוא אחראי.

הדוח ממשיך כך לכל הימים, שבועיים קדימה, ומסמן כל משמרת שחסר בה מישהו. מנהל מוסיף את שם האתר: «תן לי דוח על מרכז לוגיסטי צפון».

הסוכן אומר לכל אחד אילו הכשרות יש לו. לתת או להסיר הכשרה אפשר רק בלוח הבקרה.

העובד מקבל הודעה בוואטסאפ על השיבוץ או על הביטול. אפשר לכתוב שם פרטי בלבד; אם יש שניים כאלה, הסוכן שואל את מי התכוונתם.

ההצעות באות מהסורק: אותו חישוב שמאחורי «סריקת שיבוץ» בלוח הבקרה, לפי כללי האתר. כל בקשה כזאת מדברת על שבוע אחד.

בדיוק כמו עובד: «תרשום אותי לערב חמישי 20.8» או «תוריד אותי מבוקר ראשון 16.8». בלי שם, הסוכן מבין שמדובר בכם.

הסוכן מטפל במשמרות. את העובדים, ההכשרות ומבנה השבוע מנהלים בלוח הבקרה, והוא יגיד לכם את זה:

בלוח הבקרה בלבד: הוספה והסרה של עובדים והכשרות, משמרות ועמדות, סגירת יום, פרסום שבוע וכללי האתר.

קודם כול בודקים את המספר. במסך «עובדים» המספר של כל אחד רשום ליד השם שלו. ספרה חסרה או מספר ישן, והסוכן לא מזהה את מי שכותב לו.

מי שכותב ממספר שלא רשום מקבל תשובה אחת: «המספר הזה אינו רשום במערכת». אם קיבלתם אותה, המספר שלכם במערכת שונה מהמספר שממנו כתבתם.

אם אין שום תשובה, בדקו שכתבתם למספר של הסוכן (הוא מופיע בראש לוח הבקרה ובהודעת הפתיחה שקיבלתם), ושיש קליטה.

ארגון שהושהה מקבל הודעה על כך. במקרה כזה פונים למנהל המערכת.

• איך מוסיפים עובד

בודקים שהמספר שלו במסך «עובדים» נכון. זו הסיבה הנפוצה ביותר.

הודעת «השבוע פורסם» נשלחת פעם אחת לכל שבוע: כשמפרסמים עם הרשמה פתוחה, או בפעם הראשונה שפותחים את ההרשמה. היא הולכת רק למי שההכשרה שלו מתאימה לפחות למשמרת פנויה אחת באותו שבוע. פתיחה מחדש אחרי סגירה לא שולחת אותה שוב.

התזכורת השבועית נשלחת רק למי שמשובץ לשבוע הבא. מי שלא משובץ לא מקבל כלום.

• איך פותחים וסוגרים הרשמה
• איך מפעילים תזכורת שבועית

הסוכן תמיד אומר למה. הסיבות האפשריות: המשמרת כבר תפוסה או לא פעילה, התאריך עבר, השבוע עוד לא פורסם, או שההרשמה לשבוע סגורה.

כללי האתר חלים על כולם: כמה שעות ביום עבודה (הפסקה קצרה לא מתחילה יום עבודה חדש), אף אחד לא בשני מקומות באותו זמן, וכמה שעות בשבוע. מי שעובד בכמה אתרים, השעות שלו נספרות בכולם יחד. משמרת ששוברת אחד מהם נדחית.

ההכשרות צריכות להתאים. משמרת שדורשת בודק/ת בטחוני/ת פתוחה רק למי שיש לו את ההכשרה הזו, והכשרה אחרת לא מחליפה אותה. הסוכן אומר איזו הכשרה חסרה לכם.

• איך קובעים את כללי השיבוץ
• איך נותנים לעובד הכשרה

שבוע שפורסם נעול מפני טעויות. לוחצים על «עריכה», משנים מה שצריך, ולוחצים על «שמירת השינויים».

מי שהושפע מהשינוי מקבל הודעה בוואטסאפ ברגע השמירה, לא לפני.

• איך משנים שבוע שכבר פורסם

מסירים אותו במסך «עובדים». כל המשמרות העתידיות שלו מתפנות, ואתם מקבלים רשימה שלהן כדי למלא אותן.

המספר שלו משתחרר, כך שאפשר לרשום אותו שוב בעתיד או לתת את המספר לעובד אחר.

• איך מסירים עובד

הסורק לא שובר כללים. משבצת נשארת ריקה כשאין אף אחד שמתאים לה: ההכשרה, שעות היום, המנוחה או התקרה השבועית.

אפשר להוסיף עובד, לתת למישהו הכשרה, או לשבץ ידנית מישהו שהכללים רק מזהירים עליו.

• איך ממלאים את השבוע בלחיצה
• איך משבצים עובד במשבצת

הגיליון הוא התצוגה של הסידור. את השינויים עושים בלוח הבקרה או בוואטסאפ, והגיליון מתעדכן לבד.

שם שנכתב ביד בגיליון לא נרשם כשיבוץ, והעובד לא יקבל עליו הודעה.

• איך פותחים את הגיליון של האתר

כותבים לו מתי: «מחר», «השבוע», «בשבוע של 27.9» או «יום שלישי 29.9». בלי זמן בהודעה הוא צריך לנחש או לשאול.

מנהל, וכל מי שעובד ביותר מאתר אחד, מקבל שאלה כשהבקשה מתאימה ליותר מאתר אחד. הסוכן לא מנחש. מציינים את שם האתר בהודעה, והוא ניגש ישר לעניין.

• עובדים ביותר מאתר אחד

כל אדם רשום בחברה פעם אחת, אצל המנהל שלו. כשמוסיפים מספר של עובד מגזרה אחרת, החלון אומר «רק המנהל שלו יכול לשתף אותו איתכם».

המנהל שלו משתף אותו עם הגזרה שלכם, והוא מופיע אצלכם במסך «עובדים» בכרטיס «שותפו איתכם · ממתינים לשיבוץ». משם המנהל שלכם משבץ אותו באתר.

• איך מוסיפים עובד

שומרים את המספר של הסוכן (הוא מופיע בהודעת הפתיחה שקיבלתם בוואטסאפ) ושולחים לו הודעה רגילה, בעברית, כמו שכותבים לבן אדם. אין פקודות ואין תפריטים.

בהודעה הראשונה הסוכן שולח רשימה של מה שאפשר לבקש ממנו, עם דוגמאות. כדי לקבל אותה שוב, כותבים «עזרה».

בכל בקשה כדאי לכתוב מתי: «מחר», «השבוע», «בשבוע של 27.9», «יום שלישי 29.9». כך הסוכן לא צריך לשאול.

הסוכן מראה רק משמרות שההכשרה שלכם מתאימה להן, ורק בשבועות שפורסמו.

השם שלכם מופיע במשבצת בלוח השבוע ובגיליון, מיד.

המשבצת חוזרת להיות פנויה, ואחראי המשמרת רואה אותה בכתום.

יש שבועות שהמנהל או אחראי המשמרת בונים בעצמם בלוח הבקרה: שבוע מתקדם, שבו לכל אחד שעות משלו. בשבוע כזה אין הרשמה, ולכן הסוכן לא ירשום אתכם למשמרת ולא יוריד אתכם ממנה.

עדיין אפשר לשאול את הסוכן מה המשמרות שלכם, למשל «מה המשמרות שלי בשבוע הבא?», והוא יענה עם השעות שלכם.

כדי לשנות משהו בשבוע כזה, פונים לאחראי המשמרת.

מי שעובד בכמה אתרים כותב לאותו סוכן. כשבקשה מתאימה לשני אתרים, הסוכן שואל באיזה אתר ולא רושם עד שעונים לו:

כותבים את שם האתר מראש, והסוכן ניגש ישר לעניין. ההרשמה והוויתור הולכים לפי הכללים של האתר שבו המשמרת, והשעות נספרות בכל האתרים יחד. אחראי משמרת באתר אחד ועובד באתר אחר משבץ אחרים רק באתר שבו הוא אחראי.

הסוכן רושם אתכם למשמרות, מוריד אתכם מהן ומראה לכם את הסידור. הכשרה חדשה, מספר טלפון חדש או עבודה באתר נוסף מבקשים מאחראי המשמרת, והוא מעדכן בלוח הבקרה.

אי אפשר לרשום או להוריד עובד אחר. כל אחד מטפל במשמרות של עצמו.

קודם כול בודקים את המספר. במסך «עובדים» המספר של כל אחד רשום ליד השם שלו. ספרה חסרה או מספר ישן, והסוכן לא מזהה את מי שכותב לו.

מי שכותב ממספר שלא רשום מקבל תשובה אחת: «המספר הזה אינו רשום במערכת». אם קיבלתם אותה, המספר שלכם במערכת שונה מהמספר שממנו כתבתם.

אם אין שום תשובה, בדקו שכתבתם למספר של הסוכן (הוא מופיע בראש לוח הבקרה ובהודעת הפתיחה שקיבלתם), ושיש קליטה.

ארגון שהושהה מקבל הודעה על כך. במקרה כזה פונים למנהל המערכת.

הסוכן תמיד אומר למה. הסיבות האפשריות: המשמרת כבר תפוסה או לא פעילה, התאריך עבר, השבוע עוד לא פורסם, או שההרשמה לשבוע סגורה.

כללי האתר חלים על כולם: כמה שעות ביום עבודה (הפסקה קצרה לא מתחילה יום עבודה חדש), אף אחד לא בשני מקומות באותו זמן, וכמה שעות בשבוע. מי שעובד בכמה אתרים, השעות שלו נספרות בכולם יחד. משמרת ששוברת אחד מהם נדחית.

ההכשרות צריכות להתאים. משמרת שדורשת בודק/ת בטחוני/ת פתוחה רק למי שיש לו את ההכשרה הזו, והכשרה אחרת לא מחליפה אותה. הסוכן אומר איזו הכשרה חסרה לכם.

כל אתר קובע כמה ימים מראש אפשר לוותר לבד. קרוב מדי למשמרת, הסוכן יסרב ויגיד זאת.

כשההרשמה לשבוע סגורה, גם ויתור לבד לא אפשרי. בשני המקרים פונים לאחראי המשמרת, והוא יכול להוריד אתכם.

כותבים לו מתי: «מחר», «השבוע», «בשבוע של 27.9» או «יום שלישי 29.9». בלי זמן בהודעה הוא צריך לנחש או לשאול.

מנהל, וכל מי שעובד ביותר מאתר אחד, מקבל שאלה כשהבקשה מתאימה ליותר מאתר אחד. הסוכן לא מנחש. מציינים את שם האתר בהודעה, והוא ניגש ישר לעניין.

• עובדים ביותר מאתר אחד